Agenda (vergadering)
Uit Wikipedia, de vrije encyclopedie
Een agenda is een onderwerpenlijst met de te bespreken onderwerpen voor een vergadering.
De agenda wordt door de voorzitter van de vergadering, ofwel in samenwerking met medebestuursleden, vooraf aan de genodigden gestuurd. De vergadering zal volgens deze agenda worden afgehandeld, na eventuele wijzigingen aan het begin van de vergadering. Vaak worden de volgende, vaste punten aan het begin van de agenda gezet:
- Opening
- Vaststellen agenda
- Goedkeuren notulen
- Mededelingen
- Ingekomen stukken
Aan het eind van de agenda worden vaak punten gezet, zoals:
- W.v.t.t.k. (Wat verder ter tafel komt)
- Rondvraag
- Planning volgende vergadering
- Sluiting
Overigens worden de punten Opening, Pauze, Rondvraag en Sluiting niet altijd als agendapunt genoteerd omdat deze geen te bespreken onderwerp aangeven, maar een punt voor de goede orde.
Het bovenstaande stramien is gangbaar in de wereld van de politiek en het verenigingsleven. In bedrijfsmatige vergaderingen worden deze rituele punten (met uitzondering van opening en sluiting) niet meer op de agenda gezet. Ze kosten vaak teveel tijd en kunnen niet door alle deelnemers goed voorbereid worden, omdat dezen tevoren geen informatie hebben ontvangen en niet weten wat het doel van de bespreking is.
Teneinde zinvol en doelgericht te vergaderen, is het nodig bij agendapunten aan te geven:
- wie de eigenaar is,
- wat er aan het eind bereikt moet zijn,
- wat er van de deelnemers wordt verwacht,
- hoeveel tijd beschikbaar is,
- wat het huiswerk en de bijbehorende stukken zijn en
- welke werkwijze of procedure gevolgd gaat worden.
