Documentmanagementsysteem

Een documentmanagementsysteem (DMS) of documentbeheersysteem is over het algemeen een database waarin beschrijvende kenmerken metadata van documenten worden opgeslagen en makkelijk zijn terug te vinden zijn aan de hand van de [kenmerken metadata zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf kunnen ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie, die via de database toegankelijk is.

Toepassingen

Documentbeheersystemen worden gebruikt om de documenten elektronisch op te slaan en daarmee te voldoen aan wet- en regelgeving, zoals:

• Archiefwet
• NEN 2082 (voorheen: ReMANO)
• ISO 9001 cerificering
• Pressure Equipment Directive
• FDA 21 CFR Part 11
• License to Operate
• Sarbanes-Oxley
• Seveso I en II

Gebruikersinterface

Het documentbeheersysteem wordt vaak ontsloten door een desktop toepassing of web toepassing (via intranet of internet). Ook worden er rapportageprogramma's gebruikt die overzichten van de documenten genereren.

Indexeren en zoeken

Wanneer er sprake is van full text-zoeken mogelijkheid, dan is de tekst op de gescande afbeeldingen herkend (middels OCR) en als metadata te gebruiken.

Versiebeheer

Versiebeheer is handig wanneer een document regelmatig wordt aangepast. Lezers van het document willen dan weten of er een aanpassing in het document is aangebracht, welke dat is en door wie het is aangebracht. Lezers kunnen actuele versies met vorige versies van documenten vergelijken en deze (indien voldoende rechten) herstellen door bijvoorbeeld het 'terugzetten' van een vorige versie.

Enkele voordelen van het gebruik van versiebeheer is dat er geen noodzaak is om oudere versies als afzonderlijke documenten te bewaren, waardoor er minder snel misverstanden zullen ontstaan over wat nu de actuele versie is. Bovendien kost versiebeheer minder opslagruimte dan het opslaan van de afzonderlijke documenten.

Routing

Routing van documenten geeft de mogelijk om een document langs meerdere personen te sturen. Deze personen kunnen het document een bepaalde status geven. Op grond van de status weet de lezer of een document bijvoorbeeld nog in ontwikkeling is (concept), ter goedkeuring, of definitief.

Voorbeelden van gebruik van routering zijn:

• Een concept moet eerst worden goedgekeurd door een panel voordat het document de status 'definitief' krijgt en deze gepubliceerd mag worden.
• Een digitale factuur moet eerst worden goedgekeurd voordat het bijbehorende bedrag betaald kan worden.
• Een projectdocument moet eerst vastgesteld worden door een projectteam, voordat deze gepubliceerd wordt in het project dossier.

Routering wordt meestal onder de noemer Workflow (werkstroom) geplaatst.

Archivering

Een ander voordeel van een documentmanagementsysteem is dat documenten digitaal worden opgeslagen. Hiermee kunnen bedrijven, organisaties en overheden voldoen aan de Nederlandse Archiefwet. Digitale documenten kunnen eenduidig worden opgeslagen en beveiligd.

Mediabestanden

Zie de categorie Documentmanagementsysteem van Wikimedia Commons voor meer mediabestanden.

Externe link

• Compleet overzicht van DMS oplossingen