E-procurement

E-Procurement is het elektronisch inkopen van producten en/of diensten vanuit een decentraal punt. Dit traject verloopt zonder tussenkomst van mensen en zonder papier. Met de invoering van elektronische inkopen werkt de organisatie intern een stuk efficiënter. Men bespaart op transactiekosten tegen gunstigere inkoopprijzen.

E-Procurement is geschikt voor grote bedrijven met een breed assortiment en groot kantoor; een bedrijf met meerdere vestigingen dat veel verschillende producten moet bestellen en veel tijd kwijt is aan inkoop. Door middel van een nauwkeurige leveranciersselectie en het afsluiten van inkoopcontracten met deze leveranciers vervallen de inkopende taken van de inkoopmedewerker. Elke medewerker kan producten inkopen tegen de laagste prijs. Zo wordt er tot twintig procent op de huidige inkopen bespaard. Een goed voorbeeld voor een bedrijf waar deze technologie interessant voor is, is Praxis of Albert Heijn.

Onderdelen

E-Procurement bestaat uit drie delen die uiteindelijk op elkaar aansluiten:

• Sourcing Catalog Services
• Elektronisch aanbesteden
• Ordering Catalog Systems.

Sourcing Catalog Services

Sourcing Catalog Services (SCS) zijn diensten waar zo veel mogelijke leveranciers voor een bepaald product of een bepaalde dienst zijn te vinden. Deze bevat standaardprijzen. Door de ruime keus aan diensten en producten bestaat de kans dat het specifiek gewenste product of dienst gevonden wordt en beschikt een bedrijf dus over meer mogelijkheden. Ook komt een SCS de marktwerking ten goede. Door ruimere keus zijn leveranciers meer geneigd tot prijsdalingen om zo aantrekkelijk mogelijk te zijn voor de klant. Een goed voorbeeld van SCS zijn de dochterpagina’s van startpagina.nl.

Elektronisch aanbesteden

Na het vinden van een leverancier volgt er meestal een informatie- en offerteaanvraag. Daarna zullen de informatie en offertes elektronisch verzameld worden en vervolgens zullen deze mogelijk verwerkt worden in het Ordering Catalog System. Deze vorm van e-Procurement vindt, net als de SCS, plaats op de achtergrond. Deze taken worden verricht door de inkoop-afdeling.

Ordering Catalog Systems

Het bestellen gebeurt door middel van Ordering Catalog Systems. Voor dit gedeelte is speciale software ontwikkeld waarmee het hele inkoopproces beheerst kan worden. Ieder bevoegd persoon kan door middel van deze software inkopen voor de organisatie doen. De meeste van deze softwarepakketten beschikken over de optie tot het samenwerken met het bestaande ERP-pakket. In deze catalogi staan onder andere het assortiment, nettoprijzen, kortingregelingen, bestelformulieren en actieproducten.

Software

Software voor e-Procurement heeft vier componenten:

• content management
• requisitie management
• transactie management
• connectivity management

Content management dient ervoor om de catalogus actueel, toegankelijk en gebruikersvriendelijk te maken en houden. De informatie en prijzen worden dus door middel van deze component actueel gehouden. Requisitie management zorgt ervoor dat een willekeurige gebruiker zijn of haar order af kan handelen. Met de component transactie management kan men de orderverwerking naar leveranciers via e-mail, EDI of fax regelen. Ook is het mogelijk om de status van een order te volgen. Connectivity management zorgt ervoor dat de software communiceren kan met het ERP-systeem. Hiermee wordt de ingevoerde data van de inkooporder automatisch verwerkt in het ERP-systeem.

Veiligheid

Doordat in principe iedere medewerker bestellingen kan plaatsen, roept het mogelijk de vraag op: is deze technologie wel zo veilig?

Bij het ontwikkelen van deze technologie zijn een aantal eisen gesteld aan de software en de website. Authenticatie en autorisatie spelen een belangrijke rol in de beveiliging. Daarnaast is het belangrijk dat niemand anders de catalogus, die waarschijnlijk op het intranet staat, kan zien. Wat men bestelt, moet men ook ontvangen en dat moet gecontroleerd kunnen worden. Ook is het belangrijk dat het programma geen of nauwelijks downtime heeft. Inkopende werkzaamheden zijn dan niet mogelijk.

Werking

De afdeling Inkoop gaat aan de hand van Sourcing Catalog Services een leveranciersselectie doen. Vervolgens wordt informatie verzameld en offertes aangevraagd. Met behulp van deze informatie vindt de leverancierswerving plaats. Het hoofd van de afdeling Inkoop zorgt voor inkoopcontracten met de leveranciers. Als alle afspraken overeengekomen zijn en contractueel op papier staan, kunnen de inkoopmedewerkers, met behulp van het content management component, de informatie van de producten en/of diensten invoeren, zodat het voor de andere werknemers in de organisatie zichtbaar is in de interne catalogus. Werknemers kunnen producten bestellen, zoals kantoorbenodigdheden of sanitaire voorzieningen, door middel van de interne catalogus. Het systeem verwerkt deze bestellingen en stuurt ze door naar de leverancier. Met de leverancier zijn afspraken gemaakt over het afhandelen van de orders. Alle informatie over bestellingen, de inkoper en hoeveelheden worden door het systeem bijgehouden.

Een nieuwe feature van e-Procurement is het inlezen van facturen. Hiermee kunnen bestellingen automatisch vergeleken worden met ingescande facturen. Hiermee wordt ook op de financiële administratie tijd gewonnen.

Voor- en nadelen

E-Procurement heeft vele voordelen net als elke tijdbesparende technologie. E-Procurement is echter niet een heel groot succes geworden sinds zijn invoering. Veel bedrijven ondervinden nog veel nadelen van het systeem.

Voordelen

Deze buy-side-technologie van e-commerce beschikt over vele voordelen waardoor het zeer aantrekkelijk is voor bedrijven. Voordelen van e-Procurement zijn:

• er kan twintig procent op de kosten van inkopen bespaard worden;
• beheren van alle actuele leveranciers;
• versnelt het inkoopproces;
• het systeem kan samenwerken met een ERP-systeem en sluit zo double-handling uit;
• managers hebben meer tijd over om te onderhandelen over inkoopcontracten;
• mogelijk om 24 uur per dag, zeven dagen per week te bestellen;
• facturen kunnen ingescand worden;
• een betere vraagvoorspelling is mogelijk.

Nadelen

Er zijn bedrijven die zich in het verleden blind hebben gestaard op de voordelen van e-Procurement en in sommige gevallen is het uiterst slecht uitgepakt. Ondanks alle voordelen heeft e-Procurement wel degelijk nadelen:

• veel tijd nodig bij het onderhouden van de catalogus;
• meer logistiek door kleinere bestellingen;
• e-Procurement blijft beperkt als er vraag is om een bijzonder product waaraan bepaalde eisen gesteld worden;
• het updaten van de catalogus kost veel ruimte op de server;
• herbergt een flinke gewenningsperiode, bijvoorbeeld als de vrijheid van inkopen op een researchlaboratorium ermee wordt ingeperkt;
• het gevoel dat de technicus of researcher krijgt bij "gedwongen" te worden tot keuze van de inkoper, terwijl hij zelf in de markt voor het betreffende doel betere alternatieven kent;
• brengt een grote investering met zich mee.