Incassokosten

Incassokosten zijn kosten die door een schuldeiser (crediteur) gemaakt kunnen worden als een schuldenaar (debiteur) niet of niet tijdig voldoet aan zijn (betalings-)verplichting. Als een schuldenaar niet (tijdig) voldoet aan zijn (betalings-)verplichting is een schuldeiser genoodzaakt actie te ondernemen om alsnog zijn geld te krijgen. Die actie kan bestaan uit het zelf aanmanen van de schuldenaar, maar de schuldeiser kan daarvoor ook een derde inschakelen, vaak een incassobureau of deurwaarder. Het incassobureau of de deurwaarder verricht dan werkzaamheden in opdracht van de schuldeiser (zoals aanmanen, betalingsregeling treffen), met als doel het alsnog binnen krijgen (incasseren) van het bedrag dat de schuldenaar nog moet betalen.

Aard en rechtsgrond van de kosten

De kosten van het incassobureau of de deurwaarder (de incassokosten) worden in principe in rekening gebracht bij de schuldeiser, de schuldeiser is immers de opdrachtgever, maar vaak zijn de kosten geheel of gedeeltelijk verhaalbaar op de schuldenaar. De schuldenaar draait dan uiteindelijk op voor de door het incassobureau of door de deurwaarder in rekening gebrachte kosten. De kosten zijn verhaalbaar op de schuldenaar op grond van de overeenkomst of de Wet (schadevergoeding als bedoeld in artikel 6:96 BW (Nederland)). De schuldeiser lijdt immers schade: hij moet kosten betalen aan een derde en die kosten zou hij niet hebben gehad als de schuldenaar gewoon (tijdig) had betaald. Wel dienen zowel het berekenen van kosten als de hoogte van de kosten zelf redelijk te zijn. Dit is de zogenaamde dubbele redelijkheidstoets.

Onredelijke toegerekende kosten

Meestal worden incassokosten als niet redelijk beschouwd als:

• De schuldenaar de vordering heeft betwist en heeft aangegeven hoe dan ook niet te zullen betalen. In een dergelijk geval mag en kan de schuldeiser direct dagvaarden en is het inschakelen van een incassobureau onnodig;
• De schuldenaar was niet in staat te betalen maar biedt een redelijke betalingsregeling aan. Ook in dit geval is het uit handen geven van de vordering niet redelijk;
• De schuldeiser heeft meerdere vorderingen en berekent voor iedere vordering separate incassokosten terwijl de vorderingen samengevoegd hadden kunnen worden;
• De schuldeiser had kunnen verrekenen met een vordering die de schuldenaar op hem had.
• De schuldeiser slechts enkele (eventueel herhaalde) aanmaningen heeft verstuurd.
• De schuldeiser slechts een –niet aanvaard- schikkingsvoorstel heeft gedaan.
• De schuldeiser slechts eenvoudige inlichtingen heeft gepleegd.
• De schuldeiser slechts op de gebruikelijke wijze een dossier heeft samengesteld.

Onredelijke kosten met betrekking tot de hoogte

Meestal wordt er een bedrag voor incassokosten in rekening gebracht van 15% van het bedrag (inclusief rente) dat de schuldenaar moet betalen, maar hoger of lager komt ook voor. Men gaat hierbij uit van de staffel bij het zogenaamde "Rapport-Voorwerk-II", en veel incassobureaus en rechters nemen deze staffel dan ook als uitgangspunt. De hoofdsom die als uitgangspunt dient te worden genomen is de hoofdsom inclusief (enkelvoudige) rente. De hoogte kan op basis hiervan als onredelijk worden beschouwd indien:

• De hoofdsom voor het uit handen geven al was verhoogd met allerlei kosten;
• Er posten vermeld staan die niet tot de incassokosten kunnen horen, zoals "leges", "verschotten", etc.;
• Er posten separaat vermeld staan die feitelijk al tot de incassokosten behoren, zoals "informatiekosten", "kosten medewerker buitendienst", "registratiekosten";
• In de kosten ook provisies voor toekomstige kosten zijn inbegrepen;
• Incassobureau A de vordering met incassokosten aan deurwaarder B uitbesteedt, waarna deze deurwaarder incassokosten over het volledige bedrag berekent (incassokosten over incassokosten);
• De hoogte van de kosten de 15% van de hoofdsom overschrijdt, met een minimum van 37 euro.

Rapport voorwerk II heeft echter wel een aanvulling op deze eerder genoemde punten in art. 10.1:" Kosten gemaakt voorafgaand aan een procedure worden nogal eens onder een andere noemer dan buitengerechtelijke kosten gevorderd. De grondslag daarvoor kan zijn een tevoren gemaakt beding dat een vast bedrag aan "administratiekosten" ("bureaukosten") of informatiekosten (bevolkingsregister/handelsregister) ten laste van de schuldenaar wordt gebracht in geval van tekortschieten van laatstgenoemde in de nakoming van een verbintenis. Eigen kosten van de schuldeiser - niet zijnde de te betalen kosten van door hem ingeschakelde derden - kunnen ook kosten zijn als bedoeld in art. 6:96 lid 2 sub c BW. Zie PG 6, blz. 337/338. Deze kosten komen derhalve in beginsel als vermogensschade voor vergoeding in aanmerking. Bij toekenning van het forfaitaire tarief als in aanbeveling I of II bedoeld worden deze kosten in beginsel geacht in die vergoeding begrepen te zijn."

Dit rapport is echter geen wetgeving. Per geval dient echter te worden bekeken of het verschuldigd zijn van incassokosten is overeengekomen, of dat er sprake is van door de schuldeiser geleden schade als bedoeld in de Wet, en of het redelijk is dat de schuldenaar die schade dient te voldoen. Als de schuldeiser en de schuldenaar hier niet uitkomen dan wordt die vraag uiteindelijk beantwoord door de rechter, die de gevorderde incassokosten kan afwijzen, toewijzen of matigen.

Voorbeeld

Debiteur Arend heeft te lang gewacht met een betalen van een op bestelling geleverd boek van 20 euro. Bedrijf Barendsen & Co schakelt na verschillende aanmaningen en administratieve verhogingen incassobureau Christiaansen in voor het bedrag dat inmiddels is opgelopen tot 60 euro. Christiaansen stuurt Arend de volgende rekening:

• Hoofdsom: € 60
• Verschotten: € 25
• Informatiekosten: € 6
• Registratiekosten: € 6
• Kosten medewerker buitendienst: € 35
• Incassokosten: € 37
• Totaal: € 169

Weliswaar voldoen de incassokosten aan de eisen van rapport-Voorwerk, maar is deze kostenberekening niet redelijk. Kosten buitendienst, informatiekosten en registratiekosten zouden gedekt moeten zijn door de 37 euro (excl. BTW.) incassokosten. Tevens kan met niet verschotten in rekening brengen, de vraag dient zich aan wat voor kosten zouden zijn gemaakt. Ten slotte is ook nog 40 euro aan extra kosten "verstopt" in de hoofdsom. In totaal zou dus een bedrag van 20 euro + 37 euro = 57 euro redelijker zijn.