Programma van eisen

Een Programma van Eisen of PvE is een document in een ontwerp- of aanschafproces en is het medium waarin de verwachtingen van de opdrachtgever of gebruiker zijn vastgelegd. Een programma van eisen wordt geschreven voor de ontwerper of (mogelijke) leverancier die daarmee weet aan welke voorwaarden zijn product zal moeten voldoen.

Overzicht

Een programma van eisen wordt gebruikt als leidraad voor een nieuw ontwerp. De bedoeling van een PvE is niet om de eigenschappen te specificeren maar om de randvoorwaarden en limieten te definiëren voor een nieuw ontwikkelingsproject. Het programma van eisen is de input voor het project en het resultaat is de output.

De belangrijkste taak in het project is om aan de eisen te voldoen die in het programma van eisen gesteld zijn. Een programma van eisen wordt gebruikt in verschillende ontwerp disciplines zoals

• Productontwerp
• Architectuur
• Ruimtelijke Ordening
• Nieuwe bedrijfsactiviteiten
• De selectie van bedrijfssoftware

Toepassingen

Voor bouwkundigen

Om ervoor te zorgen dat de in een programma van eisen beschreven eisen door de ontvangende partij wordt geïnterpreteerd zoals de opstellende partij voor ogen heeft, worden er soms hulpmiddelen toegepast om de inhoud objectief meetbaar te maken en om jargon en mogelijk onduidelijke begrippen zo helder mogelijk te definiëren, zoals het SMART-principe.

Voor bouwkundige programma's van eisen is NEN 2658 opgesteld.

Voor productontwerpers

Alleen een programma van eisen voor een nieuw product wordt als een “levend” document beschouwd. Reden is dat het voortschrijdend inzicht ingegeven door multidisciplinaire betrokkenheid bij iedere go/ no go beslissing een meer gedetailleerd programma van eisen vraagt. Daardoor worden er niet alleen eisen gesteld aan de functionaliteit en de prestaties van een product maar ook aan de kosten, productie, distributie en duurzaamheid.

Het programma van eisen wordt op deze wijze gebruikt als een communicatie middel om een gezamenlijk doel te definiëren van de multidisciplinaire ontwikkelingsopgave. Het is belangrijk om de eisen op zo’n manier te formuleren dat alle creativiteit en kennis van de verschillende disciplines in het project tot uitdrukking komen. Voor functionele projectorganisaties wordt vaak de Quality function deployment (QFD) gebruikt. Voor multidisciplinaire projecten is echter de meerniveau programma van eisen-methode effectiever.

Bij selectie van bedrijfssoftware

Er zijn verdere voorschriften voor programma van eisen voor de selectie van bedrijfssoftware zoals Enterprise resource planning (ERP), Customer relationship management (CRM), Warehouse management system (WMS), enz.

Om het selectieproces van bedrijfssoftware te baseren op objectieve criteria kan een programma van eisen opgesteld worden. De eisen en wensen die aan de bedrijfssoftware gesteld worden, worden beschreven. Dit gebeurt meestal aan de hand van interviews die afgenomen worden van (toekomstige) key-users.

Men dient rekening te houden met een aantal effecten die op kunnen treden waardoor het programma van eisen minder van kwaliteit kan zijn:

• Het niet vastleggen van eigenschappen die men vanzelfsprekend vindt.
• Teveel focus op wat er mis is met de huidige bedrijfssoftware.
• Geen of te weinig rekening houden met optimalisering van bedrijfsprocessen.
• Geen of te weinig rekening houden met nieuwe ontwikkelingen.
• Te weinig detaillering.

Deze effecten kunnen voorkomen worden door het inschakelen van ervaren en onafhankelijke adviseurs. Een PvE kan daarnaast ook gestructureerd opgesteld worden met behulp van een scan.

Bronnen, noten en/of referenties

Bronnen, noten en/of referenties: