Vergadering

Een vergadering is een bijeenkomst van meerdere mensen (meestal van een zelfde organisatie) die met elkaar spreken en/of afspraken maken over de gemeenschappelijke toekomst.

Taakverdeling

De vergadering wordt geleid door een voorzitter, veelal tevens manager of hoofd van de vergaderende groep, zijnde een bedrijf, vereniging, commissie, afdeling, raad of enige andere organisatie. Tijdens formele, vooral politieke, vergaderingen gebruiken voorzitters soms een voorzittershamer. De secretaris of notulist van de vergadering notuleert tijdens de vergadering en zorgt dat de aanwezigen na afloop de notulen van de vergadering te zien krijgen, zodat ze in een volgende vergadering verbeterd en goedgekeurd kunnen worden.

Agenda

De vergadering kan een door de voorzitter in samenwerking met de secretaris voorgestelde agenda volgen, die na eventuele wijzigingen door de deelnemers bij aanvang van de vergadering is goedgekeurd. Vaak worden de volgende, vaste punten aan het begin van de agenda gezet:

1. Opening
2. Vaststellen agenda
3. Goedkeuren notulen (verslag van de vorige vergadering)
4. Mededelingen
5. Ingekomen stukken

Aan het eind van de agenda worden vaak punten gezet, zoals:

• W.v.t.t.k. (Wat verder ter tafel komt)
• Rondvraag
• Planning volgende vergadering
• Sluiting

Het bovenstaande stramien is gangbaar in de wereld van de politiek en het verenigingsleven. In bedrijfsmatige vergaderingen worden deze rituele punten (met uitzondering van opening en sluiting) niet meer op de agenda gezet. Ze kosten vaak teveel tijd en kunnen niet door alle deelnemers goed voorbereid worden, omdat dezen tevoren geen informatie hebben ontvangen en niet weten wat het doel van de bespreking is.

Teneinde zinvol en doelgericht te vergaderen, is het nodig bij agendapunten aan te geven

• wie de eigenaar is,
• wat er aan het eind bereikt moet zijn,
• wat er van de deelnemers wordt verwacht,
• hoeveel tijd beschikbaar is,
• wat het huiswerk en de bijbehorende stukken zijn en
• welke werkwijze of procedure gevolgd gaat worden.

Specifiekere benamingen

De volgende meer specifiekere vergaderingen hebben een eigen naam, en tevens ook hun eigen afwijkende regels:

• Een vergadering van een vereniging die open is voor alle leden van een vereniging: De ALV of Algemene ledenvergadering
• Een vergadering waarop alle betrokken partijen van een organisatie aanwezig zijn: een Plenaire vergadering
• Een vergadering van het bestuur van een organisatie, waarop enkel de bestuursleden aanwezig zijn: een bestuursvergadering (wel eens afgekort tot bv)
• Een vergadering waarop een deel van de instantie aanwezig mag zijn, bijvoorbeeld een afdeling: een sectievergadering

Telefonisch vergaderen

Een telefonische vergadering is een telefoongesprek met meer dan twee personen. Hoewel de deelnemers zich fysiek meestal op verschillende locaties bevinden kunnen zij via een gewone vaste of mobiele telefoon gezamenlijk overleg voeren.

Er zijn twee vormen van telefonisch vergaderen. Bij een 'dial-in vergadering' belt iedereen zelf naar een bepaald nummer. Bij dial-out wordt iedereen vlak voor de vergadering gebeld. Bij dial-in betaalt iedereen zijn eigen telefoonkosten; bij een dial-out vergadering gaat de rekening naar de organisator.

Het nadeel van dial out is dat het meer voorbereiding vergt. Zo moet er vooraf worden gereserveerd. Indien later blijkt dat de vergadering niet door gaat of naar een ander tijdstip moet worden verplaatst moet de reservering worden aangepast.

Met de betere dial-in vergaderdiensten is dat niet nodig. Deze kun je altijd en zonder reservering gebruiken.