Gebruiker:Caseman/Wiki-overwegingen

Sinds ik in februari 2009 ook voor mijn werk een eigen interne wiki heb opgezet komt het regelmatig voor dat ik gebruikers op de Wikipedia op weg moet helpen die iets soortgelijks voor hun eigen organisatie willen opzetten. Ik zal op deze pagina een aantal overwegingen en tips bij elkaar zetten. Ik zal hierbij niet naar van alles en nog wat linken, als je wat wil weten: Google is your friend! en anders is er nog mijn overlegpagina.

Achtergronden

Mijn werkgever bouwt (onder andere) diverse maatwerkapplicaties voor allerlei industriële klanten, vaak uitgaande van een DCS met soms een MES-laag erboven. De applicaties worden door een projectafdeling gebouwd. Na overdracht aan de klant worden de applicaties ook overgedragen aan de afdeling Customer Support voor ondersteuning. Bij deze overdrachten gaat kennis verloren, waardoor bij problemen vaak teruggevallen moet worden op de projectgroep. Ook de Customer Supportengineers die problemen oplossen bouwen elk hun eigen stuk ervaring op. De bedrijfswiki heeft als doel deze ervaring en documentatie te verzamelen en voor iedereen binnen het bedrijf beschikbaar te maken.

Techniek

De "werkwiki" draait onder Windows en IIS (WIMP), geïnstalleerd volgens de instructies op de MediaWiki wiki. Ik ben hierbij uitgegaan van een "kale" Windows Server 2003 installatie, een systeem waar ik goed mee bekend ben en dat ik van bedrijfswege regelmatig voor klanten installeer. Het IIS deel en natuurlijk alles wat voor de wiki nodig was was wel nieuw voor me maar bleek vrij probleemloos. De keuze voor WIMP was mede bepaald door de bestaande bedrijfscultuur die zwaar op Microsoft leunt en waar ik voor een LAMP-systeem geheel op mezelf had gestaan voor wat betreft beheer. Na een jaartje draaien op een oude fysieke server is deze door onze IT-afdeling gevirtualiseerd, waarmee het risico op uitval door hardware-problemen een stuk kleiner is geworden.

De instellingen van MediaWiki zijn wat aangepast om aan verschillende eisen tegemoet te komen:

• alleen aangemeldde gebruikers kunnen bijdragen
• zaken als logo's en dergelijke zijn aangepast om de bedrijfsidentiteit wat meer naar buiten te brengen
• een kleine aanpassing in standaard CSS zorgt voor wat nettere tabellen
• instellingen voor het uploaden zijn aangepast zodat in ieder geval ook PDF-bestanden geupload kunnen worden.
• ondanks dat alles zo geïnstalleerd is als voorgeschreven heb ik ImageMagick (die voor de thumbnails van de plaatjes zorgt) niet aan de praat gekregen. Zonder ImageMagick blijken thumbs echter ook te werken maar zien er iets minder mooi uit.

Backup

Om te voorkomen dat alle moeizaam vergaarde informatie verloren gaat loopt er dagelijks een back-up die via MySQL is opgezet. Ook worden de geuploade bestanden regelmatig veiliggesteld, dit alles volgens de aanbevelingen op de MediaWiki site. Alle back-ups worden verder via geschedulde bat files, 7-Zip en SyncBack verder verwerkt, zodat er meerdere generaties back-up zijn en tevens de schijf niet volloopt.

Testwiki's

Eerdere testwiki's heb ik op mijn eigen laptop opgezet onder WAMP met EasyPHP en MoWes portable. Deze wiki's zijn onder andere voor een deel gebruikt om initiële inhoud te maken. Kort voor de implementatie van de eigenlijke wiki heb ik een testinstallatie gedaan op exact dezelfde softwareversies als de uiteindelijke installatie, deze wiki heb ik ook gebruikt om de inhoud van eerdere testwiki's te migreren zodat ik niet helemaal opnieuw hoefde te beginnen. Na een inloopperiode op een oude "echte" server die we nog over hadden is de hele wiki-server gevirtualiseerd om minder afhankelijk te zijn van eventuele hardware-problemen.

Naderhand heb ik overigens nog een persoonlijke wiki aangemaakt op mijn Synology Cubestation [1], een NAS met "extra's". Ik hoefde hiervoor alleen maar het "Webstation" (webserver) en de PHP/MySQL functies te activeren. Hierna nog de mediawiki software in de webfolder uitgepakt, de browser geopend en de de wiki geconfigureerd, in een paar minuten had ik een draaiende wiki. Tegenwoordig is de MediaWiki-software zelf ook als kant-en-klaar pakket bij Synology te installeren, dan ben je nog sneller klaar.

Organisatie en structuur van de gegevens

Een wiki is van nature een "platte" gegevensstructuur, er is geen duidelijke hierarchie en elke pagina is even belangrijk. Structuur kan aangebracht worden op verschillende manieren die elkaar niet uitsluiten:

Linkpagina's, doorverwijspagina's en lijsten

Er moet voor gezorgd worden dat geen enkele pagina "wees" is (met uitzondering van de hoofdpagina). Dit kan eenvoudig gecontroleerd worden met een pagina die onder "Speciale Pagina's" staat. Om informatie snel terug te kunnen vinden kan het handig zijn om in ieder geval de belangrijkste lijstpagina's op de hoofdpagina te zetten. Ook een "zie ook" lijstje of navigatiesjabloon op een pagina helpt om aanvullende informatie snel te kunnen vinden.

Categoriën

Hiervoor geldt een beetje hetzelfde als voor de linkpagina's, alleen zijn Categoriën wat eenvoudiger te structureren. Categoriepagina's kunnen zelf ook weer in een categorie geplaatst worden. Ook hier kan via de "Speciale Pagina's" gezocht worden naar pagina's die in geen enkele categorie staan. Ik heb vooraf geen duidelijke categorie-structuur aangebracht, alleen een aantal hoofdcategoriën. Ik denk wel dat een en ander verfijnd zal moeten worden als er eenmaal voldoende inhoud is.

Goed gekozen paginatitels

Spreekt voor zich, en is vooral bij categoriën handig. Verkeerd gekozen titels kunnen door middel van redirects alsnog naar een meer passende titel verwijzen:

redirects

Met behulp van redirects kunnen synoniemen van paginatitels gemaakt worden. Ook kan hiermee voorkomen worden dat mensen nieuwe artikelen aanmaken over onderwerpen waar al een artikel met een iets andere titel over bestaat (Wikipedia:Wet van Ellywa)

Zoekfunctie

De zoekfunctie in MediaWiki werkt redelijk, al kwam de "full text search" wat langzaam op gang. Blijkbaar duurt het een paar dagen voordat dit begint te lopen. Het is wel aan te raden om informatie in de pagina's zelf te zetten, een Word of PDF bestand uploaden en in een pagina linken verbergt de informatie hierin voor de full text search. Als er toch bestanden op deze manier gebruikt (moeten) worden zet dan in de pagina zelf een goede samenvatting waarin alle trefwoorden voorkomen, dan kom je in ieder geval "in de buurt" van waar je naar zoekt.

Opstarten

In de praktijk blijken wikiprojecten wat moeilijk van de grond te komen door een soort van "kip en ei"-probleem, je moet een bepaalde inhoud hebben voordat mensen hem willen gebruiken, en om inhoud te krijgen moet je voldoende mensen hebben die bij willen dragen. Na drie maanden in de lucht zijn was mijn eigen aandeel in de bijdragen nog steeds meer dan 95% en waren er welgeteld 13 gebruikers aangemeld. Ik verwacht en hoop dat dit percentage wel gaat afnemen naarmate meer mensen de wiki "ontdekken", wel verwacht ik dan meer tijd kwijt te zijn aan redactie en het "wikificeren".

Hoewel ik op een afdelingsvergadering al een korte ad-hoc demonstratie heb gegeven en voor een redelijk uitgebreide help-sectie heb gezorgd ben ik van plan ook nog eens een serie workshops te geven.

Motivatie en "Public Relations"

Ik heb de managers van een aantal "verwante" afdelingen gewezen op het bestaan van mijn wiki en ze uitgenodigd hun mensen ook aan de wiki bij te laten dragen. Tot nu toe zijn hier alleen complimenten uitgekomen maar helaas nog geen effectieve bijdragen.

Wat ik wel steeds probeer is om mensen ertoe te bewegen om als ze bijvoorbeeld een mailtje met een technische tip rondsturen ze deze ook zelf in de wiki te laten zetten. Omgekeerd verwijs ik mensen die een vraag stellen natuurlijk ook naar de wiki, desnoods schrijf ik dan ter plekke een pagina met het antwoord in plaats van dat ik het antwoord per mail stuur.

Voorbehouden

Een wiki is van nature een "democratisch" medium: iedereen is in principe gelijk, in ieder geval voor wat betreft het bekijken van de informatie. In een bedrijfsmatig toegepaste wiki zou het handig kunnen zijn om bepaalde informatie alleen voor bepaalde gebruikersgroepen beschikbaar te maken. Er zit wel een soort toegangscontrole in de onderliggende PHP-code (ik heb tenslotte het wijzigen voor anonieme gebruikers uitgeschakeld), maar die lijkt niet fijnmazig genoeg om "gewone" gebruikers in verschillende toegangsgroepen in te delen en dan per artikel aan te geven welke groep er wat mee mag doen.

Hierom heb ik onder andere de regel ingesteld dat informatie over toegang tot klantensystemen geen expliciete wachtwoorden mag bevatten, in plaats hiervan wordt verwezen naar documenten buiten de wiki die niet voor iedereen te bekijken zijn.

Daarnaast heb ik ook de richtlijn ingesteld dat informatie die elders beheerd wordt, zoals productdocumentatie en "officiele" Knowledge Base Articles ook niet in de wiki thuishoren, het risico dat een herziene versie niet in de wiki bijgewerkt wordt en mensen met verouderde informatie werken is dan te groot.

Uitbreidingen

Voor een nog restrictiever beleid zou je kunnen instellen dat gebruikers niet zelf een account kunnen aanmaken, op die manier kan de systeembeheerder ("sysop") volledige controle houden over wie er aan de wiki mag werken. Bekijken blijft echter mogelijk voor iedereen op het intra- of internet, afhankelijk van waar de wikiserver zich bevindt. Een zodanig dichtgetimmerde wiki zou eigenlijk geen wiki meer mogen heten maar is meer een eenvoudig Content Management System.