Gebruiker:Patri129/Tijdmanagement

Definitie

Bij tijdmanagement (of time management) ben je bezig met het managen van je tijd. Daarbij benut je de beschikbare tijd zo goed mogelijk en maak je gebruik van diverse werkwijzen om je tijd in te delen.

Tijdmanagement als middel

Volgens Denise Hulst van het boek Veel te doen, weinig tijd?, is tijdmanagement op zichzelf geen doel maar een middel. Het gaat bij tijdmanagement om de tijdbeheersing en het inzicht wat je daarbij opdoet en hoe je met die tijd omgaat. Tijdmanagement zorgt verder voor een gevoel van (emotioneel) evenwicht. Daarbij gaat het verder om productiviteit en het bereiken van doelen. Daarbij zullen af en toe bepaalde keuzes gemaakt moeten worden en af en toe moet daarbij nee gezegd worden. De uitdaging van de tijdmanagement ligt hem in het kijken naar de patronen die je volgt en je af te vragen of die wel juist zijn. Je kan je daarbij afvragen of bepaalde dingen zin hebben om te doen. Tijdmanagement is ervoor om bij die dingen stil te staan en dat (direct) aan te pakken.

Doel van tijdmanagement: omgaan met de tijd

Om zo goed mogelijk de controle te houden over de beschikbare tijd, zijn er een aantal basis tijdmanagement principes.

De deadline

Een deadline is een duidelijke grens wanneer een taak af moet zijn en wanneer een activiteit eindigt. Meestal is dit vooraf gepland, door middel van een planning of een afspraak. Maar dit hoeft niet altijd zo te zijn.

Het stellen van prioriteiten

Een dag bestaat eenmaal uit een vast aantal uren (24 uur) en zou dan best zo efficiënt mogelijk ingedeeld worden. Het is vaak niet mogelijk om alles te doen in één dag. Het is daarom belangrijk om goede prioriteiten te stellen. Deze prioriteiten dien je goed in te plannen aan de hand van bijvoorbeeld een to do lijst.

Doelen stellen en plannen

Prioriteiten kan je opstellen aan de hand van doelen, die je voor jezelf hebt opgesteld. Bij het opstellen van doelen kun je deze opdelen in grote doelen en kleine doelen. De kleine doelen (sub doelen van de grote hoofddoelen) zijn taken die de bedoeling hebben om de hoofddoelen te versimpelen. Bij een huishouden kun je dus een hoofddoel hebben om bijvoorbeeld het huis schoon te houden en als subdoelen kun je dan bijvoorbeeld stofzuigen, vloer boenen en afwassen als subdoelen formuleren. De doelen kun je omzetten in een planning. Door te plannen werk je richting je einddoelen.

Het boek van Jonas Rubrech, Interpersoonlijke vaardigheden voor ICT'ers legt uit dat je doelen het beste kunt formuleren volgens het SMART-principe.

Tijdmanagement: traditioneel en ontwikkelend

Er zijn verschillende opvattingen die mensen hebben over tijdmanagement en wat dat voor hen betekent in het dagelijkse leven. Over het algemeen lees je veel beschrijvingen over tijdmanagement waarin duidelijk gemaakt wordt dat het gaat om een gestructureerde aanpak van de beschikbare tijd. Daarbij maak je gebruik van diverse methoden, technieken en werkwijzen afkomstig uit modellen. Deze “tips en trucs” moeten er voor zorgen dat je een bepaalde tijdswinst uit je dagelijkse gang van zaken haalt. Dit is te zien als traditionele tijdmanagement.

Er kan ook gedoeld worden op een ideaal leven of bijvoorbeeld een algemene verbetering. De taken en activiteiten worden zo goed mogelijk op elkaar afstemt en daarvoor wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van planningen en to do lijsten. Dit zorgt er dan voor dat je je stress kan beperken en meer kwalitatieve tijd (quality time) ter beschikking hebt, om bijvoorbeeld dingen te doen waar je voor jezelf meer prioriteit aan geeft.

Stephen Covey heeft het bij tijdmanagement over efficiëntie, effectiviteit en productiviteit. Op basis daarvan heeft Covey onder andere drie generaties van timemanagement bedacht.

Drie generaties van tijdmanagement

In zijn boek “Timemanagement volgens Covey” deelt Stephen Covey tijdmanagement op in drie verschillende generaties. Daarbij is het belangrijk om te melden dat tijdmanagement zich in de afgelopen tijden heeft ontwikkeld, omdat er op basis van een aantal standaard principes van tijdmanagement is voortgebouwd. De eerste generatie timemanagement vormt de basis voor de tweede generatie en verder.

• Eerste generatie

In de eerste generatie spelen vooral de basiselementen van tijdmanagement een rol. Mensen die zich richten op deze vorm zorgen er voor dat ze hulpmiddelen hebben die hen herinneren aan een bepaalde taak of activiteit. Ze gebruiken hiervoor bijvoorbeeld lijsten (to-do lijsten), kladblokken, whiteboards enzovoort. In principe allerlei hulpmiddelen om dingen mee te kunnen onthouden. Dit kan voor iedereen anders zijn.

• Tweede generatie

Mensen die vooraf al proberen te weten of te regelen wat ze nog gaan doen, zijn typisch voor de tweede generatie van timemanagement. Deze mensen gebruiken ook hulpmiddelen, maar het wezenlijke verschil zit hem in de voorbereiding die deze mensen treffen. Planningen zijn kenmerkend voor deze generatie. Bij de eerste generatie gebeurt het formuleren van een activiteit op het moment zelf, en kan het ook vanaf dat moment gedaan worden. Hier plan je eigenlijk voor dat er een moment gaat plaatsvinden.

• Derde generatie

Het duidelijke kenmerk bij de derde generatie tijdmanagement is dat de tweede generatie wat extra's erbij krijgt. Er is sprake van een planning, maar er wordt nu ook rekening gehouden met doelen en prioriteiten. Het is belangrijk om te weten dat de basis van tijdmanagement (prioriteiten stellen en doelen stellen) hierbij extra aan te pas komt.

Stephen Covey heeft het ook over een mogelijke vierde generatie, waarbij alle drie voorgaande generaties met hun pluspunten bij elkaar komen.

Modellen, methoden & technieken

Kleuren fotoportret van Dwight D. Eisenhower.", 1959

Bij de Pomodoro methode kun je gebruik maken van een kookwekker.

Er bestaan talloze werkwijzen die vallen onder tijdmanagement. Vier daarvan staan hier uitgeschreven. Bij tijdmanagement spelen we met tijd, doelen en prioriteiten. Bij de eerste aanpak zijn de activiteiten onderverdeeld in een kwadrant, waarbij er onderscheid is gemaakt tussen de minder belangrijke en de belangrijke activiteiten. In de tweede aanpak, gaat het meer over het delegeren van bepaalde activiteiten. Bij de derde aanpak gaan we het gevecht aan met de tijd, door ons consequent te houden aan bepaalde tijdsintervallen. En ten slotte bij de vierde aanpak staat het direct afmaken van de belangrijkste taken/activiteiten centraal.

Het kwadrant van Eisenhower

Het was president Eisenhower die met zijn uitspraak over urgentie mensen kennis liet maken met tijdmanagement. Stephen Covey deed toen ook aan tijdmanagement en heeft het kwadrant van Eisenhower verder ontwikkeld. Het kwadrant van Eisenhower is op basis van de volgende punten:

• Dringend (1A)
• Niet dringend (1B)
• Belangrijk (2A)
• Onbelangrijk (2B)

De website Carrièretijger beschrijft de mogelijke combinaties op ongeveer de volgende manier:

Kwadrant 1: 1A + 2A: Dringend en belangrijk

Iets kan dringend en belangrijk zijn, dan is het een belangrijke taak.

Kwadrant 2: 1B + 2A: Belangrijk en niet dringend

Iets kan belangrijk zijn en niet dringend, dan is het een taak die wellicht later uitgevoerd kan worden.

Kwadrant 3: 2B + 1A: Onbelangrijk en dringend

Iets kan ook onbelangrijk zijn om bijvoorbeeld te doen, maar kan wel een rol spelen. Een goed voorbeeld is een informeel gesprek, dat niet altijd nodig is tijdens je werk. Wanneer iemand heel snel weg moet en je toch nog wilt spreken over onnodige zaken dan is dit onbelangrijk maar dringend. Dringend wegens de persoon die je snel wilt spreken: het moet op dat moment.

Kwadrant 4: 2B + 1B: Onbelangrijk en niet dringend

Iets dat onbelangrijk en niet dringend is, is eigenlijk de activiteit die je op het laatste moment kan doen. Deze hebben de minste aandacht op het begin nodig. Bij dit kwadrant zijn veelal activiteiten te benoemen als niet relevante zaken, die soms onnodig zijn om uit te voeren. Soms onnodig wil zeggen dat er op bepaalde momenten die willekeurig kunnen optreden, andere zaken belangrijker zijn dan die ene onnodige taak of activiteit.

Oplossingen

Voor elke vorm zijn er oplossingen te bedenken om met die taken en activiteiten om te gaan:

• Kwadrant 1: In kwadrant 1 bevinden zich activiteiten die erg belangrijk zijn. Dit betekent dus dat je ze direct moet uitvoeren. (Denk aan het eten van de kikker #Eet die kikker!).

• Kwadrant 2: In kwadrant 2 zijn belangrijke taken niet dringend om uit te voeren. Maar het is wel belangrijk om ze op de planning te zetten, om ze na de belangrijkste taken uit te voeren. Deze taken worden namelijk dringend en belangrijk wanneer de tijd komt dat ze af moeten zijn.

• Kwadrant 3: Onbelangrijke zaken die dringend zijn, kunnen de kleine taken zijn die wel moeten gebeuren, maar die in principe altijd kunnen gebeuren. Het is belangrijk dat je dit soort taken doet op de momenten dat je daar de tijd voor hebt. Bijvoorbeeld tussen de belangrijkste taken door. Een activiteit zoals het bekijken van je persoonlijke mail die je moet beantwoorden van je vriend is iets dat in dit kwadrant thuishoort. Je kunt zelf meestal bepalen welke activiteiten nodig zijn om uit te voeren of die nog een dag kunnen wachten.

• Kwadrant 4: De onbelangrijke zaken die ook nog niet zo dringend zijn - zijn de taken en activiteiten waar je je niet druk om hoeft te maken. Je kunt ze voor jezelf op een planning zetten om ze in de toekomst weer op te pakken.

---

---

Getting Things Done

De Getting Things Done methode bedacht door David Allen is te zien als een geheel systeem dat ervoor moet zorgen dat je je dagen zo effectief mogelijk doorkomt. Het is onder andere gebaseerd op de volgende kernpunten:

• Volgens David Allen kun je niet met een vol hoofd werken, dus het leegmaken van je hoofd om aan een moeilijke activiteit te werken is van groot belang.
• Je moet weten wat je moet doen en daarom is het belangrijk om overzicht te scheppen. Het beste kun je dit doen door alles wat verbonden is met de activiteit bij elkaar te halen.
• David Allen maakt ook duidelijk dat je taken en actviteiten kan koppelen aan omgevingen. Bijvoorbeeld het bellen van een collega moet ergens gebeuren: op het kantoor. Deze werkwijze zorgt ervoor dat je onderscheid kunt maken tussen de dingen die je kan doen op het moment waar je dan bent.
• Taken die je nog van plan bent, maar nog niet weet wanneer je ze moet uitvoeren, die kun je het beste op een aparte lijst neerzetten. Alleen punten die je daadwerkelijk gaat doen, komen in de agenda te staan.
• Je weet altijd vooraf wanneer je iets moet uitvoeren, je plant je acties zorgvuldig vooraf. Dit betekent net als de derde generatie van Covey dat je planningen gebruikt om dit te realiseren.
• Aan het einde van de week kijk je terug wat je de afgelopen week hebt gedaan. Dit zorgt ervoor dat je ook weet waarmee je bezig bent.

Foto van David Allen

Pomodoro methode

De pomodoro methode of Pomodorotechniek is een methode waarbij je 25 minuten activiteiten afwisselt met 5 minuten pauze. Hierbij kun je een kookwekker gebruiken, om je te houden aan de 25 minuten limiet. Tijdens de 5 minuten pauze, is er de mogelijkheid om je activiteiten af te wisselen met andere activiteiten in de trant van bijvoorbeeld het halen van een drankje of het doen van een toilet bezoek.

Eet die kikker!

Volgens Brian Tracy, de schrijver van het boek Eat that Frog (Eet die Kikker!) is er nooit genoeg tijd om alles te kunnen doen wat je wilt doen. Hij geeft aan dat je vrijwel nooit de controle kunt hebben over allerlei uiteenlopende taken. Je kunt dan wel allerlei handige technieken aanleren, maar volgens hem kun je met een heleboel productiviteitstrucs niet de dagelijkse toename aan taken en activiteiten aanpakken. Ofwel geen techniek die daar tegenop kan. Er zullen altijd extra dingen bijkomen die gedaan moeten worden. Of ze groot of klein zijn, je kunt het niet altijd voorspellen.

Kiezen en direct doen

Bij een achterstand zal je meestal bezig zijn met het wegwerken van die achterstand, maar ondertussen zullen er wel nieuwe dingen bijkomen waar je ook rekening mee dient te houden. Je zult dan dingen moeten kiezen en dat dan direct doen. Brian Tracy vergelijkt dit met het eten van een kikker. De taken die moeten gebeuren kunnen dan misschien saai zijn, maar wanneer je de lelijkste kikker (de moeilijkste taak) eet, heb je die al vast gehad. En des te eerder je die dus eet, hoe sneller je door kunt gaan naar de volgende "lelijke kikker". Verder beschrijft Tracey dat veel mensen tegenwoordig maar "bezig zijn" en dat als de daadwerkelijke taak (de mogelijk wat minder leuke taak) aan het licht komt, er nauwelijks wat aan gedaan wordt en soms ook nog niet van een resultaat te spreken valt.

Toepassingen

Tijdmanagement kan overal worden toegepast. Elke situatie biedt mogelijkheden om met de tijd om te gaan. Dit kan op je werk maar ook in je eigen vrije tijd (persoonlijke tijdmanagement). Tijdmanagement is overal om je heen, want overal zijn er activiteiten die beter onder controle gehouden kunnen worden.Tijdmanagement is een middel wat gebruikt kan worden als daar de behoefte naar is. Tijdmanagement is een manier om meer tijd vrij te maken, dus overal waar dat nodig is, kan het dus toegepast worden.

Zie ook

• (en) variant van artikel over timemanagement
• Timeboxing, een methode waarbij vooraf wordt bepaald hoeveel tijd voor iets nodig is.
• Getting Things Done, een belangrijk principe van meneer Allen, waarbij het opzetten van een takenlijst voorop staat.
• Pomodorotechniek, een methode waarbij je tijdseenheden van 25 minuten werk en 5 minuten pauze afwisselt.

Appendix

Bronnen, noten en/of referenties

Boeken

• Covey, Stephen R. & Merril, Rebecca R. & Merrill, A.Roger, (2010) Timemanagement volgens Stephen Covey. Amsterdam: Business Contact.

• Zeller, D. (2009) Timemanagement voor dummies. Amsterdam: Pearson Education Benelux bv.

• Tracy, B. (2008) Slik die kikker!. San Francisco, CA, USA: TFC Training Facilities Center.

• Hulst, D. (2010) Veel te doen, weinig tijd?. Houten-Antwerpen: Uitgeverij Unieboek - Het Spectrum bv.

• Rubrech, J. (2008) Interpersoonlijke vaardigheden voor ICT'ers. Amsterdam: Pearson Education Benelux bv.

---

Referenties

Externe links

• (en) Officiële website over de Pomodoro Technique - tevens met uitleg over de techniek
• (en) Website van David Allen van het "Getting Things Done principe"
• (en) Brian Tracy's zijn blog over Eat that Frog en diverse andere onderwerpen over timemanagement

Categorie:Tijdmanagement