Gebruiker:Anoukstr./Kladblok

Een stuurgroep (bekend van de projectmethode Prince2) bestaat uit belanghebbenden die dienen om de succesvolle uitkomst van een project te bewaken en waar nodig bij te sturen. Zie adviescommissie voor de definitie van stuurgroep als raad binnen een organisatie.

De naam “stuurgroep” kan opgevat worden in de letterlijke zin van het woord. Een stuurgroep is een groep die een project aanstuurt en beïnvloedt. De oprichting van een stuurgroep vindt plaats, wanneer er binnen een project verschillende organisaties zijn die allemaal een belang hebben bij het slagen van het project. Deze situatie komt voor wanneer de opdrachtgever niet de enige is die invloed uitoefent of besluiten neemt voor het project.

Samenstelling stuurgroep

De betrokkenheid van belanghebbenden bij een project is essentieel om projecten tot een succesvol einde te brengen. Om te voorkomen dat er risico’s ontstaan ten aanzien van het succes van het project, is het belangrijk dat alle belanghebbende partijen in de stuurgroep vertegenwoordigd zijn. Om ondervertegenwoordiging in de stuurgroep te voorkomen worden er door de Prince2 methode, drie vertegenwoordigende rollen toegekend: business manager (opdrachtgever), senior gebruiker (klant) en senior leverancier (leverancier).

• De opdrachtgever (business manager) is eindverantwoordelijke voor het op te leveren product. Op basis van de organisatiedoelstellingen en bedrijfsbelangen beoordeelt de opdrachtgever het op te leveren product.
• De leverancier (business manager) verstrekt materialen en/of onderdelen die nodig zijn om een product op te leveren. Daarnaast stelt de leverancier vast of de producten binnen de vastgestelde tijd en kosten kunnen worden geleverd.
• De klant is de eindgebruiker van het product en heeft het grootste belang bij een succesvolle afsluiting van een project.

Door een combinatie door een combinatie van de drie hierboven benoemde rollen komen de verschillende belangen van alle partijen tot uiting.

Rol, taken en verantwoordelijkheden van stuurgroep

Rol stuurgroep in project

Er worden vijf verschillende fasen doorlopen in een project: de definitiefase, de ontwerpfase, de uitvoeringsfase, de implementatiefase en de nazorgfase. De vertegenwoordigde rollen en eisen die worden gesteld aan een stuurgroep zijn afhankelijk van de fase waarin een project zich bevindt. Dit betekent dat de samenstelling van een stuurgroep per projectfase kan veranderen.

Ondanks het feit dat rollen en eisen van een stuurgroep per projectfase kunnen veranderen, is het van belang dat de kern van de stuurgroep blijft bestaan. De kern van de stuurgroep bestaat uit vaste stuurgroepleden die gedurende het gehele project een compleet overzicht hebben van een project en hierdoor de kwaliteit van het project kunnen waarborgen. Wanneer de kern van de stuurgroep wegvalt, zijn er geen vaste stuurgroepleden die noodzakelijke besluiten kunnen nemen ten aanzien van het project.

Taken

Aan de start van een project worden het projectresultaat, de projectdoelstellingen en de projectrisico’s van een project vastgesteld. Om te voorkomen dat deze vastgestelde risico’s en doelstellingen aan het eind van het project niet van voldoende kwaliteit zijn, worden deze onderdelen door de stuurgroep regelmatig controleert en beoordeeld.

De belangrijkste functie van een stuurgroep is om een project te observeren, te analyseren en te organiseren. Hierbij is de ondersteunende en bijsturende rol van een stuurgroep ten aanzien van het project essentieel. Deze taak wekt de indruk dat leden van de stuurgroep bekend moeten zijn met de processen en ontwikkelingen die in het project plaatsvinden. In de praktijk blijkt dit niet altijd het geval te zijn. Wanneer de stuurgroep over te weinig kennis beschikt om het project te beoordelen heeft een stuurgroep de mogelijkheid om expertise van buitenaf in te huren. Deze onafhankelijke persoon analyseert en beoordeelt de voortgang van het project.

Wanneer een projectfase is afgerond bekijkt de stuurgroep of de vastgestelde projectdoelstellingen, projectrisico’s en het projectresultaat nog steeds van toepassing zijn. Indien dit niet het geval is, zullen de projectdoelstellingen, projectrisico’s en het projectresultaat opnieuw opgesteld worden.

Verantwoordelijkheden

Een stuurgroep is, als hoogste orgaan binnen een projectorganisatie , verantwoordelijk voor het bestuur en de budgettering van een project. Deze verantwoordelijkheden garanderen dat er vanuit de projectorganisatie voldoende attentie en belangstelling is om de projectdoelstellingen te kunnen verwezenlijken. Naast een sturende functie heeft de stuurgroep als taak om de grenzen, die aan het start van het project vastgesteld zijn, te monitoren.

De projectorganisatie is verplicht de besluiten die door de stuurgroep worden genomen op te volgen. Echter kan het voorkomen dat de besluiten die door de stuurgroep worden genomen, niet altijd bindend zijn.

De rol die een stuurgroep inneemt in een project is afhankelijk van de situatie waarin een projectgroep zich bevindt. Op basis van de kennis en ervaring die en stuurgroep heeft, kan de stuurgroep een projectgroep adviseren. De projectgroep kan bepalen of dit advies daadwerkelijk wordt meegenomen in het project. Naast een adviserende rol kan een stuurgroep ook een ondersteunende functie innemen in een project. Hierbij neemt de stuurgroep alleen besluiten waar leden van de projectgroep geen bevoegdheid voor hebben gekregen.

Wanneer een projectorganisatie interesse heeft voor meningen en adviezen van mensen buiten het project, kan er onder een stuurgroep een klankbord worden aangesteld. Een klankbord, ook wel de staf onder een stuurgroep, kan het draagvlak voor een project op verschillende manieren vergroten. Het draagvlak kan vergroot worden door een acceptatiegroep, een vertegenwoordigersgroep of een denktank in te schakelen. Wanneer er een klankbord is aangesteld worden er weinig tot geen besluiten genomen door de stuurgroep.

Aandachtspunten voor een stuurgroep

Aangezien een stuurgroep bestaat uit verschillende leden met stuk voor stuk een eigen belang in het project, kan het lastig zijn om met een stuurgroep om te gaan. Bij het oprichten van een stuurgroep zijn er een aantal zaken waar rekening mee moet worden gehouden:

• De leden van een stuurgroep vormen aan de start van het project niet direct één groep. De groep bestaat uit leden die allemaal een eigen belang hebben in het project. De kans bestaat dat leden aan de start van het project meer bezig zijn met het ontdekken en het ontwikkelen van de groep, dan met het product.

• De leden van een stuurgroep hebben niet altijd het(zelfde) belang om een project tot een succesvol einde te brengen. Het kan voorkomen dat leden niet compleet achter het project staan en er zelfs belang bij hebben om het project niet te laten slagen.

• Het is van belang dat leden van een stuurgroep in een project de bevoegdheid krijgen om bindende besluiten te nemen.