Zorg dat je evt kunt wachten (min 30 minuten vrijhouden)
Zoek het telefoonnummer op
Doe je huiswerk
Kijk op de projectlijst welke informatie we al beschikbaar hebben en of iemand al met je gemeente bezig is.
Kijk (via Google evt) of er een lijst van gemeentelijke monumenten beschikbaar is.
Als er een lijst beschikbaar is, maak voor jezelf duidelijk welke informatie je nog meer wilt hebben, en in welk formaat.
Kijk of de lijst met rijksmonumenten in de gemeente op orde is.
Vat kort samen wat je weet op je aantekeningblad: Is er al wat beschikbaar online, welke gegevens bevat dit, wat wil je nog meer en in welk formaat.
Kijk of je een direct nummer kunt vinden voor de verantwoordelijk ambtenaar
Pak de telefoon en bel
Algemeen telefonist(e), introduceer jezelf kort zonder in detail te treden, en vraag om doorverbonden te worden.
"Goedendag. Ik ben (echte naam), vrijwilliger bij Wikipedia/Wikimedia en ik wilde graag wat meer weten over de gemeentelijke monumenten in (naam gemeente). Zou u me kunnen doorverbinden met de beste persoon daarvoor?"
Hierop is vaak de vraag of je een vraag hebt over een specifiek monument of een algemene vraag: "ik wilde graag meer weten over de hele lijst van gemeentelijke monumenten in (naam gemeente) voor een project op Wikipedia."
Meestal wordt je nu doorverbonden. Als de telefonist dat niet wil, dring dan aan vraag wat de reden is dat je niet doorverbonden wordt.
Is de relevante ambtenaar niet aanwezig, vraag dan om zijn/haar e-mail adres zodat je een variatie op de voorbeeldbrief kan versturen.
Relevante ambtenaar: introduceer jezelf opnieuw, nu uitgebreider. Introduceer het monumentenproject en Wiki Loves Monuments. Vraag of hij/zij de juiste persoon is voor vragen over gemeentelijke monumenten en of je gelegen belt.
"Goedendag. Ik ben (echte naam), vrijwilliger bij Wikipedia/Wikimedia, en ik wilde graag meer weten over de gemeentelijke monumenten in (naam gemeente). Sinds 2010 zijn we in samenwerking met de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed bezig met een project om meer informatie over de Nederlandse rijksmonumenten op Wikipedia beschikbaar te krijgen. Mogelijk hebt u ook de lijst al online gezien met de rijksmonumenten in uw gemeente. Op basis van deze lijsten organiseren we jaarlijks een fotowedstrijd, Wiki Loves Monuments, om ook vrije foto's van de monumenten beschikbaar te krijgen. Dit jaar willen we graag het project uitbreiden met de gemeentelijke monumenten, maar zoals u wellicht weet is hier geen centraal overzicht van. Daarom hoopte ik dat u mij meer kunt vertellen over de gemeentelijke monumenten in uw gemeente."
Geef hier de ambtenaar de kans om een vraag te stellen en te bevestigen dat hij/zij inderdaad de juiste persoon is.
Mocht het concept niet duidelijk zijn, kun je vragen of hij/zij achter het internet zit, en kan googlen op 'rijksmonumenten (naam gemeente)' waarbij de Wikipedia-lijst waarschijnlijk boven komt drijven. Voor de gemeentelijke monumenten willen we soortgelijke lijsten produceren.
Mocht er al iets online beschikbaar zijn, geef dan aan dat je dit al gevonden hebt, en waarom je hoopt dat hij/zij meer beschikbaar heeft.
Soms zijn er allerlei argumenten waarom de ambtenaar de informatie niet kan/wil delen op dit moment. Een aantal veelvoorkomende:
De lijst is achterhaald, en we zijn bezig met een update binnenkort.
Wachten is dan natuurlijk prima, maar probeer een deadline te krijgen. Deze moet ruim op tijd zijn. Anders gewoon verzoeken om te sturen wat ze nu hebben, dan kan de verbeterde versie er later bijgeplaatst worden. Zoveel mogelijk plaatsen we er sowieso een actualiteitsdatum bij.
In het geval van een update spreek af dat je over een aantal weken nogmaals contact opneemt in de hoop dat ze dan verder zijn en wel de informatie kunnen delen.
Afsluiting bedank de ambtenaar voor zijn of haar tijd en indien van toepassing beschikbaar stellen van de juiste informatie.
