Administratieve organisatie

Uit Wikipedia, de vrije encyclopedie
Ga naar: navigatie, zoeken

Administratieve Organisatie (AO) is een vakgebied binnen de informatiekunde en bedrijfsleer. Het houdt zich bezig met het functioneren van de organisatie, de informatie die hieruit voortkomt en het complex van maatregelen om het functioneren en informeren naar wens te laten verlopen. Een meer moderne vertaling van het begrip AO is Bestuurlijke informatieverzorging of kortweg informatiekunde.

Overzicht[bewerken]

Administratieve Organisatie heeft als doel de coördinatie en afstemming van het organisatiefunctioneren. Dit gebeurt veelal door de Planning en control functie en/of afdeling. Een deugdelijke administratieve organisatie is van belang om op de juiste wijze financiële verantwoording te kunnen afleggen en daardoor een goedkeurende controleverklaring (voorheen: accountantsverklaring) te verkrijgen.

Administratieve organisatie wordt ook wel gekarakteriseerd door de 6 W's:

  • Wie (functionaris) mag;
  • Wat (welke gegevens);
  • Waarom;
  • Wanneer;
  • Waarmee (met welke hulpmiddelen) bewerken en
  • Waarheen gaan die gegevens.

Het begrip bewerken mag ruim worden geïnterpreteerd: ook bekijken is in dit verband bewerken. Dit principe heet in het kort het Need to know-principe. Belangrijke controle-items zijn hierbij juistheid, volledigheid en tijdigheid van de informatie. Binnen de overheid is ook de rechtmatigheid van acties van groot belang, de Algemene Rekenkamer let hier sterk op tijdens de jaarlijkse en ad-hoccontroles van ministeries.

Voor AO is het belangrijk om praktische kennis en inzicht te hebben over de organisatie en haar omgeving. Het vakgebied moet niet beperkt blijven tot papier. Dit is voor vele organisaties (nog steeds) een struikelblok.

Kernbegrippen[bewerken]

Waardekringloop[bewerken]

Hier wordt een onderneming procesmatig geanalyseerd en niet afdelingsgewijs of enig ander wijze. Met de waardekringloop wordt een verband gelegd tussen de goederenbeweging en de geldbeweging. Verder geeft administratieve organisatie, door de procesmatige benadering, de verbanden weer tussen de bedrijfsprocessen.

De administratie, waar de informatie in enige vorm samenkomt, kan vervolgens de informatiestromen controleren door verbanden te leggen. Belangrijke controle-items zijn hierbij de juistheid van de kosten en de volledigheid van de opbrengsten.

Typologie[bewerken]

Het in de jaren 50 door Remmer Willem Starreveld ontworpen typologiemodel had tot doel het aantal verschillende soorten huishoudingen (organisaties) sterk te vereenvoudigen en terug te brengen tot enkele basistypen. Hierbij vormt de waardekringloop het uitgangspunt. Selectiecriteria hierbij zijn:[1]

  1. het soortcriterium : in hoeverre zijn interne controlemaatregelen inzetbaar om zekerheid te verkrijgen rondom de volledigheid van de opbrengstverantwoording';
  2. het volgordecriterium : de afnemende mogelijkheid om deze controle te baseren op het verband tussen opgeofferde en verkregen zaken, zoals dit in het waardekringloopproces naar voren komt.

Binnen het soortcriterium wordt verder onderscheid gemaakt tussen:[1]

  1. handel, bij dit type organisatie ontbreekt een omzettingsproces;
  2. industrie, in dit type organisatie vindt een technisch omzettingsproces plaats;
  3. extractie en agrarisch;
  4. dienstverlening, waarbij men het volgende onderscheid maakt:
    • er is sprake van een goederenbeweging;
    • beschikbaarstelling van ruimte;
    • overige.
  5. financiële dienstverlening.
  6. Niet voor de markt producerend

Interne controle[bewerken]

Onder interne controle (AO/IC) wordt de controle verstaan op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen om de onderneming te kunnen besturen, mits deze controle door of namens de leiding van de organisatie wordt uitgevoerd. Het begrip interne controle dient niet verward te worden met het Angelsaksisch begrip Internal Control (Nederlands: Interne Beheersing, AO/IB). Dit houdt namelijk veel meer in dan het Nederlandse begrip interne controle.

Stappenplan in Interne Controle:

  1. het vaststellen van normen (soll);
  2. het waarnemen van de werkelijkheid (ist);
  3. het toetsen van de werkelijkheid aan de normen, met als doel het vaststellen van afwijkingen;
  4. deze afwijkingen analyseren, met als doel het vaststellen van de oorzaken van de afwijkingen;
  5. rapporteren en daarin te nemen maatregelen vermelden en aanbevelingen tot verbetering doen;
  6. realisatie.

Enkel voor de volledigheid het verschil met zelfcontrole en externe controle. Bij zelfcontrole is enkel sprake van controle van de eigen werkzaamheden en het verschil met externe controle is dat deze door een onafhankelijke derde partij, die los staat van de onderneming, wordt uitgevoerd. Bij de keuze van de controlemaatregel is de afweging van het risico van belang.

Doelstelling van Administratieve Organisatie[bewerken]

Administratieve Organisatie heeft als doel coördinatie en afstemming van het organisatie functioneren. Dit gebeurt veelal door de functie of afdeling Planning en control.

Coördinatie[bewerken]

Er worden financiële en niet-financiële plannen gemaakt met betrekking tot inkoop, productie, verkoop, personeel, handelscapaciteit. Bron voor de plannen zijn organisatiegegevens uit het verleden en de omgeving. Planning wordt binnen de AO aangeduid met de "SOLL"-situatie.

Afstemming[bewerken]

De doelrealisatie wordt gecontroleerd tijdens de uitvoering: de huidige situatie. Binnen de AO spreekt men van de "IST"-situatie. De gegevens die hieruit naar voren komen, worden gefilterd op doelgerichtheid en doelmatigheid. Zo wordt informatie verkregen. De IST- en de SOLL- situatie worden met elkaar vergeleken.

Geconstateerde afwijkingen worden onderzocht op oorzaak en gevolg. De verkregen gegevens worden omgezet naar informatie. Hiermee worden maatregelen opgesteld om de afwijkingen op te lossen of te verminderen. Dit zijn maatregelen in plannen, processen, systemen. Hiermee wordt het functioneren van de organisatie bijgesteld en beheerst.

Zie ook[bewerken]