Secretaresse

Uit Wikipedia, de vrije encyclopedie
Ga naar: navigatie, zoeken
Rose Mary Woods, secretaresse van de Amerikaanse president Richard Nixon, ca. 1970

Een secretaresse is een persoon die vaak als werknemer het secretariaatswerk opneemt voor meestal een functionaris of een instantie in een ondersteunende rol. Dit kan gebeuren als iemand zelf geen tijd heeft om zich daarmee bezig te houden, bijvoorbeeld artsen of directeuren. Een secretaresse is niet de vrouwelijke vorm van secretaris. Een 'mannelijke secretaresse' krijgt doorgaans de titel secretariaatsmedewerker.

Het secretariaatswerk bestaat voornamelijk uit het verrichten van zeer uiteenlopende administratieve taken:

  • ondersteunen, voorbereiden en organiseren van het werk van de baas
  • beantwoorden van vragen van de baas over organisatorische punten
  • bijhouden van de afsprakenagenda
  • bijhouden van correspondentie of in- en uitgaande postmappen
  • uittypen van brieven, verslagen, offertes
  • telefoon, e-mail en fax beantwoorden
  • archiveren van stukken
  • contact opnemen met klanten of patiënten
  • notuleren bij gesprekken of vergaderingen
  • organiseren van bijeenkomsten, congressen e.d.

Ook zijn er afdelingssecretaresses die niet de werkzaamheden van één persoon ondersteunen, maar van een hele afdeling.

Volgens een onderzoek van een Nederlandse vakbond is 99 procent van de Nederlandse secretaresses vrouw.
In Vlaanderen ligt het aantal 'mannelijke secretaresses' wellicht iets hoger, afgaande op het aantal mannelijke studenten in de tso-afdeling "secretariaat-talen" (ca. 12%) en de bachelor-opleiding "office management" (ca. 15%).

Secretaresses hebben vaak op hun beurt collega's die hen kunnen helpen met eenvoudiger taken, dit zijn de administratief of secretarieel medewerkers.

Elke derde donderdag van april is het secretaressedag. Op die dag worden secretaressen in het zonnetje gezet, waardoor het ook een hoogdag is voor de bloemenverkopers.

Opleiding[bewerken]

Hoewel er geen strikte diplomavereisten zijn voor het beroep van klerk/secretaresse hebben de meesten voortgezet of secundair onderwijs achter de rug, doorgaans een mbo-niveau (Nederland) of tso-niveau (Vlaanderen).

Daarnaast zijn er, op mbo-niveau 3 en 4, verschillende opleidingen, zoals: juridisch secretaresse, medisch secretaresse en directiesecretaresse.

Voor taken met meer verantwoordelijkheid doet men een beroep op afgestudeerden van het hoger onderwijs, zoals de Bachelor in Office Management. Binnen deze opleiding kunnen studenten zich specialiseren: medisch secretariaat, juridisch secretariaat of commercieel secretariaat.

Soorten secretaressen[bewerken]

De volgende niveaus zijn te onderscheiden:

  • Junior secretaresse
  • Secretaresse
  • Afdelingssecretaresse
  • Managementassistent
  • Directiesecretaresse
  • Officemanager
  • Secretaresse lid Raad van Bestuur
  • Secretaresse voorzitter Raad van Bestuur

De functie van secretaresse is de laatste jaren een stuk zelfstandiger geworden. Tegenwoordig is een secretaresse meestal ook verantwoordelijk voor het indelen van de agenda van degene waar ze voor werkt en het beheren van informatiestromen. Naarmate de zelfstandigheid en verantwoordelijkheid groter worden, verandert de inhoud en het opleidingsniveau van de functie. Door de nauwe vorm van samenwerking is de bereidheid tot het accepteren van de beperkingen van de rol bij een secretaresse belangrijk. Inherent aan de functie is, dat hij of zij zich dienstbaar en ondersteunend opstelt.

Problemen kunnen ontstaan wanneer

  • een secretaresse zich te zelfstandig gaat opstellen
  • haar baas te sterk gaat afschermen (mogelijk op diens aandringen)
  • een te nauwe relatie met haar baas krijgt
  • zich te veel met het persoonlijke leven van haar baas inlaat
  • zij bekwamer blijkt dan haar baas.

Zie ook[bewerken]

In de middeleeuwen bestonden er reeds secretariële beroepen, namelijk: een 'secretarum' en een monnik. Een 'secretarum' was in dienst van een koning of een landheer en had meestal de volgende taken: het schrijven van teksten en het vertalen daarvan. Zij hadden een grote macht in de middeleeuwen, omdat er toen maar weinig mensen waren die vreemde talen kenden.

Een monnik hield zich ook bezig met het schrijven van teksten, echter meer het vermenigvuldigen ervan, door middel van overschrijven.

In de 17de eeuw ontstonden er door de grote economische bloei veel handelskantoren. Op die kantoren waren er meestal mannen aan het werk die zich bezig hielden met het opmaken en versturen en archiveren van documenten.

In het begin van de 19de eeuw werden er uit het oogpunt van netheid en discipline steeds meer vrouwen op kantoren aangenomen om licht administratief werk te doen. In die tijd deden de mannen nog steeds het verantwoordelijke werk. Vanaf 1925 voelden directeuren er steeds meer voor om een assistente in dienst te nemen die hen direct zou kunnen ondersteunen bij hun werkzaamheden.

Vanaf de jaren 70 heeft het beroep managementondersteuning een grote groei doorgemaakt: vroeger was het beroep vooral ondersteunend van aard, maar het is nu ook een begeleidend en initiërend beroep geworden. Een managementondersteuner kan tegenwoordig haar eigen werk en dat van anderen plannen.

Zie ook[bewerken]

Bron[bewerken]

Een functie met inhoud (april 2005), uitgegeven door FNV Bondgenoten en Kluwer.