Archief

Uit Wikipedia, de vrije encyclopedie

Ga naar: navigatie, zoeken
Schlagwortkatalog.jpg
Wikisource
Wikisource heeft bronnen die bij dit onderwerp horen: Nederlandse Archiefwet 1995.
Wikisource
Wikisource heeft bronnen die bij dit onderwerp horen: Belgische Archiefwet 1955.

Archief is de bewaarplaats van belangrijke gegevens die zijn vastgelegd in documentvorm, maar ook de verzameling van documenten die voor een doel zijn vervaardigd. Net als een openbare bibliotheek is een openbare (overheids)archiefdienst vrij toegankelijk. In tegenstelling tot een openbare bibliotheek is het "lidmaatschap" van een openbare archiefdienst gratis. Evenals vergelijkbare bibliotheken zijn specialistische (categoriale), wetenschappelijke of bedrijfsarchieven niet altijd vrij toegankelijk.

De meeste bedrijven, bestuursinstellingen en organisaties hebben een archief. Ook particulieren hebben soms een persoonlijk archief.

Inhoud

[bewerken] Definitie

Naast aanduiding van de bewaarplaats kan het begrip archief worden gebruikt ter aanduiding van de totale hoeveelheid documenten die zijn gemaakt of ontvangen door een instelling, persoon of groep personen. Archiefstukken onderscheiden zich van andere vormen van documentaire informatie doordat zij zijn ontstaan als direct gevolg van het taakgericht functioneren van een instelling, persoon of groep personen. Dit in tegenstelling tot een bibliotheek.

De gemeente- en rijksarchivaris van Utrecht Samuel Muller Fzn. gaf in zijn Handleiding van 1898 de definitie:

Een archief is het geheel der geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambtenaren, voorzoover deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten.

Deze definitie vond internationaal ingang en vormt het begin van de archiefwetenschap. Tegenwoordig vallen ook andere bescheiden zoals computerbestanden onder de definitie.

De Nederlandse Archiefwet 1995 definiëert vier soorten archiefbescheiden (archiefstukken):

  1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten
  2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan
  3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten
  4. reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd

(Archiefwet 1995, art.1)

In de moderne archiefwetenschap wordt ook wel de volgende definitie gebruikt:

Archief is Procesgebonden Informatie.(Hier slaat "procesgebonden" op het werkproces.)

[bewerken] Waarde

Archiefstukken worden in de eerste plaats bewaard omdat zij vanwege hun verband met de (werk)processen waaruit zij voortkomen, als bewijs kunnen dienen voor deze processen en helpen om verantwoording af te leggen. Verder hebben archiefstukken informatieve waarde voor de bedrijfsvoering. Daarnaast kunnen archiefstukken en archieven een (afgeleide) cultuurhistorische waarde bezitten.

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 schrijven voor dat de overheid voor haar archieven zogenaamde selectielijsten opstelt, waarin in ieder geval omschreven is welke stukken op enig moment dienen te worden vernietigd. Vaak zal in een selectielijst ook zijn omschreven welke stukken voor eeuwig bewaard moeten blijven. Een selectielijst is pas van kracht wanneer deze in de Staatscourant is gepubliceerd. Toezicht op de zorg voor en beheer van overheidsarchieven wordt uitgeoefend door de Archiefinspecties

[bewerken] Ontsluiting

Een archief in de betekenis van een verzameling documenten wordt vaak ontsloten door middel van een inventaris waarin de archiefstukken systematisch worden beschreven op grond van hun functie voor de vormende organisatie. Soms wordt er een nadere toegang gemaakt, bijvoorbeeld een lijst persoonsnamen die naar aktes verwijzen. Van oude stukken in een archief worden vaak regesten gemaakt, een soort samenvattingen van de inhoud van een akte. Welke archieven een archiefdienst beheert, wordt aangegeven in een archievenoverzicht.

[bewerken] Toegang

Met toegang tot het archief bedoelt men de toegang tot de ruimte waar de archieven zich bevinden. Met toegang op het archief bedoelt men de ontsluiting van de archiefstukken door beschrijvingen (zie het kopje Ontsluiting).

[bewerken] Humor

Met het ronde archief of grijze archief wordt een prullenbak bedoeld. Met iets in het ronde archief opbergen wordt bedoeld dat het weggegooid wordt, net als verticaal classeren.

[bewerken] Literatuur

  • Formsma, W.J. en Ketelaar, F.C.J., Gids voor de Nederlandse archieven, Bussum, Unieboek, 1975
  • Horsman, P.J., Ketelaar, F.C.J. en Thomassen, T.H.P.M., Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van 1898, Verloren, Hilversum, 1998
  • Muller Fzn., S., Feith, J.A. en Fruin Th. Azn., R., Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, Groningen, Erven B. van der Kamp, 1898, 1920, tweede druk

[bewerken] Zie ook

[bewerken] Externe links

[bewerken] Algemeen

[bewerken] Nederland

[bewerken] Archiefinspectie en selectie

[bewerken] Belgie

[bewerken] Unesco

Wikimedia Commons
Ontvangen van "http://nl.wikipedia.org/wiki/Archief"
Persoonlijke instellingen